KPI là gì – KPI đánh giá hiệu quả công việc như thế nào

47 lượt xem

KPI là gì –  KPI có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp

KPI là gì – Nếu bạn đã tham dự bất kỳ cuộc họp điều hành, các phiên họp về chiến lược hoặc đánh giá hiệu suất nào trong các doanh nghiệp. Rất có thể bạn sẽ nghe thấy thuật ngữ ‘KPI’ được đề cập nhiều lần. Hầu hết mọi người trong các cuộc thảo luận đó đều biết rằng KPI là từ viết tắt của Chỉ số hiệu suất chính. Vậy nó có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp? Bài viết này sẽ cho các bạn một cái nhìn tổng quan về KPI – KPI là gì ?

Khái niệm KPI là gì

KPI (Key Performance Indicators) còn gọi là chỉ số hiệu suất chính, là một loại số liệu được sử dụng để đánh giá hiệu suất của một quy trình thực hiện so với các mục tiêu mà chiến lược đã đề ra. KPI giúp cắt giảm sự phức tạp trong quá trình theo dõi hiệu suất bằng cách giảm một lượng lớn các bước đo lường thành một số chỉ số “chính” thực tế.

Chỉ số hiệu suất chính là một số liệu được sử dụng để định lượng tiến trình hướng tới các mục tiêu kinh doanh quan trọng. KPI cấp cao đo lường hiệu suất tổng thể của một công ty, trong khi KPI cấp thấp tập trung vào việc đo lường tác động của các nhiệm vụ và dự án do các nhóm cá nhân như tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng hoặc CNTT.

KPI là gì

KPI là gì

Cách tạo KPI trong 5 bước đơn giản

Phát triển KPI có ý nghĩa theo dõi và hình dung rõ ràng hiệu suất cần một số kế hoạch. Mỗi KPI cần giải quyết một mục tiêu kinh doanh cụ thể và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để đánh giá tiến trình hướng tới mục tiêu.

Về cơ bản, việc tạo ra các chỉ số hiệu suất chính thành công bắt nguồn từ việc tìm hiểu nguyện vọng của doanh nghiệp bằng cách sử dụng một quy trình và cấu trúc rõ ràng.

Đây là cách tạo KPI đơn giản hiệu quả

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Nếu mục tiêu của doanh nghiệp là trở thành “người dẫn đầu thị trường”. Thì mục tiêu KPI có thể là “tăng doanh thu thêm 10% trong năm tài chính này” hoặc “mở rộng dòng sản phẩm lên 20%”. Nêu rõ ràng mục tiêu của KPI, điều này cung cấp hướng dẫn cho bất cứ ai xem KPI để diễn giải dữ liệu trong ngữ cảnh chính xác.

Phác thảo các tiêu chí để thành công

Mục tiêu sẽ là gì? Có thể đạt được là gì? Khi nào nên hoàn thành? Và tiến độ sẽ được theo dõi như thế nào? Các mục tiêu nên thực tế, thay đổi quy trình kinh doanh cần có thời gian để thực hiện. Trong giai đoạn đầu của giám sát KPI, tốt nhất là tập trung vào các mục tiêu dài hạn với giám sát giữa kỳ.

Thu thập dữ liệu

Điều tra sự sẵn có và độ chính xác của dữ liệu. Dữ liệu có thể có sẵn tự động từ các hệ thống hiện có hoặc ẩn trong các báo cáo và cơ sở dữ liệu. Tất cả dữ liệu này sẽ cần phải được kéo lại với nhau theo định kỳ để báo cáo ở một vị trí trung tâm.

Xây dựng công thức KPI

Một số KPI chứa một số liệu hoặc thước đo duy nhất. Tuy nhiên, hầu hết dựa vào sự kết hợp với nhau theo một công thức tính toán duy nhất. Ví dụ: KPI đo năng suất trong doanh thu bằng máy sẽ như thế này: (Tổng doanh thu / cho tổng số máy). Xây dựng công thức và tạo các tính toán với dữ liệu thử nghiệm để xem kết quả có như bạn mong đợi không.

Trình bày KPI

Để truyền đạt hiệu quả KPI của bạn, bạn sẽ cần dịch dữ liệu thành các hình ảnh dễ hiểu như biểu đồ và biểu đồ. Bảng điều khiển cho KPI hoạt động hoặc Báo cáo cho KPI chiến lược cung cấp một cách thuận tiện để tạo, theo dõi và phân phối KPI của bạn.

Ngoài ra, khi mục tiêu kinh doanh thay đổi, sẽ cần phải xem lại KPI của bạn theo định kỳ để điều chỉnh, điều chỉnh hoặc thay thế khi cần thiết.

Chỉ số kpi trong SEO

Chỉ số kpi trong SEO

Các chỉ số KPIs

Leading and Lagging KPIs là gì

Khi bạn đang tìm cách thực hiện KPI để cải thiện quy trình kinh doanh, bạn sẽ thường nghe thấy các thuật ngữ về các chỉ số chúng. Nhưng những thuật ngữ chỉ số KPIs là gì ? Làm thế nào bạn có thể thực hiện chúng như một phần của chiến lược của bạn?

Lagging KPIs (chỉ số KPI thứ cấp, hay còn gọi là chỉ số KPI thể hiện kết quả cuối cùng)

KPI thứ cấp được sử dụng để xác định kết quả của hiệu suất trong quá khứ, chẳng hạn như sản xuất, khối lượng hoặc kết quả. Chúng rất dễ đo lường vì chúng thường là một giá trị đơn giản được sử dụng để hiểu quá trình thực hiện tốt như thế nào. Ví dụ: “số lượng đơn vị sản xuất” trong quy trình sản xuất hoặc “doanh thu trong tháng này” đang bị tụt lại KPI.

Leading KPIs (chỉ số sơ cấp, hay còn gọi là chỉ số dẫn dắt hiệu suất)

KPI sơ cấp được sử dụng để dự đoán ảnh hưởng đến hiệu suất trong tương lai. Chúng khó thiết lập hơn vì chúng phụ thuộc nhiều hơn vào các hành động bên ngoài để tác động đến kết quả, chẳng hạn như thay đổi quy trình hoặc đầu tư vào cơ sở hạ tầng. Ví dụ: việc tăng số lượng “kiểm tra bảo dưỡng định kỳ” trong dây chuyền sản xuất có thể làm nổi bật các lỗi gây ra lỗi. Điều này sau đó sẽ dẫn đến một tỷ lệ sản xuất đơn vị tổng thể cao hơn.

Organizational and Operational KPIs là gì

Trên các chức năng kinh doanh khác nhau, KPI có nhiều ứng dụng thực tế. Từ các chỉ số hàng ngày cung cấp thông tin quản lý thời gian thực đến các mục tiêu tổ chức dài hạn hơn. Thông thường, KPI rơi vào hai loại chính:

Organizational KPIs (Chỉ số hoạt động)

KPI hoạt động thể hiện rõ ràng thông tin chi tiết và kịp thời được sử dụng để đưa ra quyết định hàng ngày hoặc thực hiện các hành động khắc phục về hiệu suất hoặc quy trình. Các KPI này thường phức tạp về bản chất vì chúng sử dụng các công thức với dữ liệu từ nhiều nguồn.

Operational KPIs (Chỉ số chiến lược)

KPI chiến lược được tập trung vào các mục tiêu dài hạn xuất phát từ các mục tiêu của tổ chức. Nó giúp xác định nếu một chiến lược đang hoạt động và mục tiêu của nó. Vì vậy, các KPI này đôi khi được gọi là KPI cấp cao.

Trình bày các chỉ số hiệu suất chính

Ngay cả việc lập kế hoạch, kiến ​​thức và phương pháp tốt nhất cũng có thể khiến những nỗ lực của bạn trở nên khó khăn, lỗi thời nếu không có phương pháp diễn giải cho người nghe KPI một cách hiệu quả.

May mắn thay, có một vài giải pháp đã được thử nghiệm sẽ giúp bạn đo lường và báo cáo về KPI của bạn. Đồng thời đạt được sự xuất sắc trong việc truyền đạt:

Bảng điều khiển KPI

Bảng điều khiển KPI trình bày những hiểu biết quan trọng trong một định dạng hợp lý, dễ hiểu, giúp dễ dàng trích xuất dữ liệu thông tin quan trọng dưới dạng biểu đồ. Về cơ bản, loại báo cáo này là một phương pháp theo dõi chiến lược sẽ cung cấp một cửa sổ cho các hoạt động thiết yếu nhất của doanh nghiệp của bạn. Hầu hết các bảng điều khiển kết hợp chức năng chia sẻ, vì vậy chúng có thể được phân phối thuận tiện giữa các bộ phận và người dùng của nhóm.

Báo cáo KPI

Báo cáo KPI là phương tiện hỗ trợ cho việc đo lường, tổ chức, phân tích và nghiên cứu các KPI kinh doanh quan trọng nhất của bạn trong các giai đoạn cụ thể. Làm như vậy sẽ giúp bạn xác định điểm mạnh, điểm yếu, xu hướng và các lĩnh vực có thể để cải thiện.

Các báo cáo cung cấp một nền tảng chuyên sâu hoặc tập trung phân tích để trình bày KPI. Họ thường kết hợp các tính năng phân tích sâu và phân tích để thẩm vấn dữ liệu xu hướng đằng sau KPI. Điều này làm cho các báo cáo phù hợp tốt cho các mục tiêu tập trung chiến lược dài hạn như tăng thị phần.

Thường được trình bày dưới dạng bảng điều khiển tương tác, loại báo cáo này cung cấp một biểu thị trực quan của dữ liệu được liên kết với bộ chỉ số hiệu suất chính được xác định trước của bạn – hay gọi tắt là dữ liệu KPI.

Bí quyết xây dựng KPI hiệu quả
Bí quyết xây dựng KPI hiệu quả

Triển khai các mẫu KPI

Các mẫu có thể cung cấp một điểm khởi đầu tốt khi bắt đầu thực hiện KPI. Khi họ hiển thị một tập hợp các ví dụ hoạt động, họ cung cấp nguồn cảm hứng và cơ sở để xây dựng, tùy chỉnh và triển khai. Dưới đây là một số ví dụ về một số mẫu thường được sử dụng:

Mẫu sản xuất

Một bộ gồm 18 KPI nhắm vào các ngành công nghiệp sản xuất và kỹ thuật. Các KPI sản xuất này giúp theo dõi và giám sát hiệu suất như chi phí sản xuất, chi phí lao động, tổn thất sản xuất và thời gian chu kỳ. Các KPI này cung cấp một cách tiếp cận thực tiễn tốt nhất để theo dõi quá trình sản xuất.

Chi phí sản xuất thực tế

Thời gian sản xuất thực tế

Sẵn có OEE

Thời gian chu kỳ trung bình – ACT

Tỷ lệ thời gian chu kỳ – TLB

Chi phí nhân công mỗi đơn vị

Chi phí nhân công

Số ngày

Số lượng đơn vị chưa hoàn thành

Thời gian sản xuất tiềm năng

Mẫu tài chính

Một bộ gồm 11 KPI tập trung vào tài chính. Mẫu này được thiết kế để theo dõi các KPI tài chính như Hóa đơn tranh chấp, Tỷ suất lợi nhuận ròng, EBIT, Doanh thu và vốn lưu động. Mẫu này cung cấp một bộ cơ sở các số liệu tài chính và KPI thường được sử dụng trong các tổ chức để giúp giảm lợi nhuận và thúc đẩy tăng trưởng doanh số.

Giá vốn hàng hóa / Dịch vụ

Hóa đơn tranh chấp

EBIT

Biên lợi nhuận gộp

Lợi nhuận ròng

Tỷ suất lợi nhuận ròng

Số lượng nhân viên

Hoá đơn quá hạn

Doanh thu

Doanh thu trên mỗi nhân viên

Mẫu nhân sự

Một bộ gồm 16 KPI tập trung vào nguồn nhân lực được thiết kế để hỗ trợ các khía cạnh khác nhau trong việc quản lý nhân viên như Chi phí cho mỗi lần thuê, Chi phí chăm sóc sức khỏe và Chi phí nhân sự.

Tỷ lệ vắng mặt

Phí đại lý

Số lượng nhân viên trung bình trong tháng này.

Ngày làm thuê

Chi phí quảng cáo nhân sự

Yếu tố chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự

Số ngày vắng mặt trong một tháng

Số lượng thuê

Số ngày làm việc

Mẫu bán lẻ

Một bô gồm 16 KPI tập trung bán lẻ trên tất cả các khía cạnh của hiệu suất cửa hàng bán lẻ trên nhiều ngành. Mẫu này hỗ trợ giám sát KPI bán lẻ và các số liệu kinh doanh như chi phí hàng hóa, Tỷ suất lợi nhuận gộp, Giá bán lẻ và Doanh thu thuần.

Chi tiêu giỏ trung bình

Thời gian mua sắm trung bình

Giá trị hàng hóa

Duy trì khách hàng

Chi phí cố định mỗi kỳ

Tỷ suất lợi nhuận gộp

Tổng doanh thu

Mạng lưới bán hàng

Bán hàng ngoại tuyến

Mua hàng trực tuyến

Bài viết về KPI là gì ? Bản Tin Thời Sự đã chia sẻ cho bạn khái niệm kpi là gì cũng như những kiến thức liên quan. Hy vọng bạn sẽ có những thông tin thú vị cần biết.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *