Hiệu quả (Effectiveness) và hiệu suất (Effciency) là 2 khái niệm phổ biến trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp thường bị nhầm lẫn với nhau. Bài viết sau sẽ giúp các doanh nghiệp có thể hiểu đúng để phân biệt và vận dụng hiệu quả 2 khái niệm này.
1. Khái niệm và vai trò của Hiệu suất trong quản trị doanh nghiệp.
Xem thêm: Hiệu suất Tổng thể Thiết bị OEE
a. Hiệu suất (Effciency) là gì ? Hiệu suất (Effciency) là khái niệm để chỉ sự hoàn thành mục tiêu công việc đặt ra với chi phí là thấp nhất có thể.
b. Vai trò của hiệu quả là gì ? Hiệu suất giúp đo lường các nguồn lực được sử dụng tốt như thế nào để đạt đến mục tiêu công việc đặt ra. Có thể hiểu đó chính là sự so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra trong quá trình thực hiện một mục tiêu nào đó.
c. Yếu tố quan trọng nhất của hiệu suất là gì ? Đó chính là làm làm việc đúng cách, đúng phương pháp. Khi đứng trước nhiều phương án thực hiện, nhà quản lý phải so sánh lợi ích và chi phí của từng phương án, cân nhắc kỹ để chọn được phương án giúp đạt được kết quả cao mà phí tổn là thấp nhất.
d. Cách tính toán hiệu suất chính xác ? Hiệu suất được tính toán dựa trên tỷ lệ giữa kết quả đạt được trên chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó.
Hiệu suất = Kết quả đạt được / Chi phí
2. Khái niệm và vai trò của Hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp.
a. Hiệu quả Effectiveness là gì ? Hiệu quả (Effectiveness) là khái niệm để chỉ việc hoàn thành đúng việc và tạo ra nhiều giá trị nhất so với mục tiêu đề ra.
b. Vai trò của hiệu quả là gì ? Hiệu quả giúp đo lường sự thích hợp của các mục tiêu công việc được chọn để xem chúng có phải là những mục tiêu đúng không và mức độ thực hiện của công việc xét trên những mục tiêu đặt ra.
c. Yếu tố quan trọng nhất của hiệu quả là gì ? Đó chính là làm đúng việc, khi mục tiêu của công việc được xác định đúng và hoàn thành một cách chính xác sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển đúng hướng.
d. Cách tính toán hiệu quả chính xác ? hiệu quả chính là phép so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đúng đắn đã đặt ra. Do đó hiệu quả được tính theo công thức:
Hiệu quả = Kết quả đạt được / Mục tiêu
3. So sánh khác biệt giữa hiệu quả (Effectiveness) và hiệu suất (Effciency)
Như vậy nếu so sánh kỹ giữa 2 khái niệm này, chúng ta có thể thấy hiệu quả là một khái niệm đơn giản hơn phản ánh tỷ lệ giữa kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu. Ngược lại hiệu suất lại phản ánh nguồn lực và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả mong muốn.
Hiệu quả thường gắn với kết quả cuối cùng của các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện. (VD: sản phẩm sản xuất ra đạt hay không đạt yêu cầu (sản phẩm), sản phẩm có thỏa mãn yêu cầu khách hàng hay không (khách hàng), sản phẩm đó giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận hay không (tài chính)… Nếu kết quả đạt các mục tiêu đặt ra thì hiệu quả càng cao và ngược lại.
Hiệu suất lại gắn liền với các yếu tố chi phí đầu vào (chi phí tài chính, nguồn lực bỏ ra) với kết quả đạt được. Nếu chi phí càng nhỏ so với kết quả thì hiệusuất càng cao và ngược lại.
4. Mối quan hệ giữa hiệu quả (Effectiveness) và hiệu suất (Effciency) trong doanh nghiệp
Có thể thấy 1 điều rằng: Một doanh nghiệp có thể có hiệu suất cao nhưng chưa chắc đã hiệu quả cao và ngược lại. Ví dụ, trong một công ty dịch thuật. Công ty đạt hiệu suất tốt với mức trung bình là 20 trang dịch thuật/người trong 7 giờ làm việc mỗi ngày (vượt mức công ty qui định là 18 trang/người). Tuy nhiên công ty này vẫn chưa có lời vì chưa tập trung đúng khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp luật lớn mà công ty đang có thế mạnh (các khách hàng hiện nay vẫn là các khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ lẻ. Có thể nói công ty chưa hoạt động hiệu quả.
Một công ty có hiệu suất cao nhưng chưa chắc đã hiệu quả cao và ngược lại. Hiệu quả như vậy mang tính chiến lược và đòi hỏi người lãnh đạo phải làm ĐÚ𝐍𝐆 𝐕𝐈Ệ𝐂 cần làm (“do the right things”). Như trong ví dụ trên,CEO công ty dịch thuật trên cần xác định thế mạnh của mình và tập trung marketing hoặc bán hàng cho các khách hàng mục tiêu. Nhiệm vụ của người CEO là làm cho các phòng ban hoạt động hiệu quả để công ty có hiệu quả.
Hay nói cách khác, khi người CEO đã xác định con đường đi và mô hình vận hành của tổ chức mình thì việc còn lại là làm sao mọi nhân viên làm những việc họ phải làm ĐÚ𝐍𝐆 𝐂Á𝐂𝐇 (do things right) để đạt được kết quả như mongđợi.
5. Ma trận liên hệ giữa hiệu quả (Effectiveness) và hiệu suất (Effciency)
Hãy nhìn ma trận sau để thấy được mối liên hệ thú vị giữa hiệu quả (Effectiveness) và hiệu suất (Effciency):
Tại vị trí thứ 1: 𝐊𝐡ô𝐧𝐠 𝐇𝐢ệ𝐮 𝐬𝐮ấ𝐭 & 𝐊𝐡ô𝐧𝐠 𝐇𝐢ệ𝐮 𝐪𝐮ả = ‘𝐂𝐡ế𝐭 𝐍𝐠𝐚𝐲’
Nếu doanh nghiệp không đạt được hiệu suất (Chi phí vận hành tốn kém, lãng phí, nhân viên không có năng lực…) và cũng không có hiệu quả (Ban lãnh đạo không xác định được chiến lược vận hành, cạnh tranh phù hợp) . Kết quả doanh nghiệp sẽ đứng trước nguy cơ phá sản sớm.
Tại vị trí thứ 2: 𝐊𝐡ô𝐧𝐠 𝐇𝐢ệ𝐮 𝐬𝐮ấ𝐭 𝐧𝐡ư𝐧𝐠 𝐂ó 𝐇𝐢ệ𝐮 𝐪𝐮ả = ‘𝐂𝐡ế𝐭 𝐜𝐡ậ𝐦’
Khi hiệu suất công ty giảm sút (nhân viên phải tăng ca, chi phí đầu vào tăng cao, quản lý kém hiệu quả…) nhưng vẫn đạt một số mục tiêu đề ra (có thể do vận dụng mối quan hệ, do danh tiếng còn lại…) Các mục tiêu đặt ra dù có thể giúp doanh nghiệp tồn tại trong thời gian ngắn nhưng lại không thể duy trì trong thời gian dài hạn, vì để duy trì hoạt động, doanh nghiệp vẫn phải gồng gánh quá nhiều chi phí phát sinh do quản lý yếu
kém hoặc rủi ro khi khách hàng chính thay đổi.
Từ đó tạo thành các khoản nợ kéo doanh nghiệp đến con đường phá sản.
Tại vị trí thứ 3: 𝐂ó 𝐇𝐢ệ𝐮 𝐬𝐮ấ𝐭 𝐧𝐡ư𝐧𝐠 𝐊𝐡ô𝐧𝐠 𝐇𝐢ệ𝐮 𝐪𝐮ả = “𝐒ố𝐧𝐠 𝐒ó𝐭”
Doanh nghiệp có hiệu suất nhưng không hiệu quả. Đây chính là ví dụ của công ty dịchthuật bên trên. Những doanh nghiệp loại này luôn sóng sót, nhưng không bao giờ đạt được mục tiêu tăng trưởng của mình. Doanh nghiệp cần đánh gía chiến lược để có thể tập trung vào thị trường, hoặc khách hàng, sản phẩm phù hợp hoặc vào mắc xích mình đang yếu nhất (có thể ở phòng ban quan trọng nhất nhưng yếu kém nhất, có thể là phòng thiết kế đối với công tythời trang, phòng R&D với công ty phần mềm hoặc phòng marketing/ phòng bán hàng đối với công ty dịch thuật bên trên.)
Tại vị trí thứ 4: 𝐇𝐢ệ𝐮 𝐬𝐮ấ𝐭 & 𝐇𝐢ệ𝐮 𝐪𝐮ả = “𝐁𝐚𝐲 𝐂𝐚𝐨”
Đây là góc mong đợi của tất cả người làm kinh doanh. Doanh nghiệp vừa có hiệu suất tốt vừa có hiệu quả. Ở tình trạng này doanh nghiệp đã tập trung vào các hoạt động cần làm với hiệu suất cao. Các doanh nghiệp loại này cũng thường được gọi là các doanh nghiệp áp dụng cơ chế 20/80 tốt (tập trung vào 20% công việc đem lại 80% hiệu quả.
Điều mà các doanh nghiệp này tiếp tục làm là xác định và đạt được các mục tiêu chiến lược đầy thách thức hơn nữa do đó tăng khả năng phát triển mạnh hơn nữa. Nói cho cùng phát triển là một thách thức không có điểm dừng. Hôm nay mình bay cao thì sẽ có doanh nghiệp bay cao hơn nữa.
6. Khái niệm Năng suất doanh nghiệp:
Thuật ngữ Năng suất thường được gán cho Hiệu suất hoặc thỉnh thoảng cho Hiệu quả. Thực tế Năng suất chính là hàm số của Hiệu suất và Hiệu quả.
Thuật ngữ Năng suất thường được tranh cãi khi nói về Năng suất lao động của người Việt nam. Khi đọc báo cáo nói rằng năng suất lao động Việt nam thấp hơn các nước trong khu vực thì rất nhiều người tranh cãi là điều đó không đúng.
Ví dụ theo Cục thống kê, năm 2018 năng suất lao động của Việt Nam bằng 1/30 lần Singapore, 29% năng suất lao động của Thái Lan, 13% năng suất lao động của Malaysia, 44% năng suất lao động của Philippines. Nhiều người lập luận rằng lao động Việt nam chuyên cần hơn, làm nhiều giờ hơn, khối lượng làm ra sản phẩm trên đầu người cao hơn thì không thể có chuyện năng suất người lao động Việt nam thấp hơn.
Có lẽ nhiều người nhầm lẫn mức độ chuyên cần với cách tính năng suất bình quân. Năng suất lao động thường được định nghĩa là số lượng sản phẩm (GDP) được tạo ra trên một đơn vị người lao động làm việc (hoặc trên mỗi giờ lao động). Năng suất lao động của một quốc gia trước hết phụ thuộc vào mức độ hiệu quả sử dụng lao động kết hợp với các yếu tố sản xuất khác, như máy móc và công nghệ, và lượng máy móc và công nghệ mà một người lao động của quốc gia đó được sử dụng.
Như vậy năng suất người Việt nam thấp là do yếu tố Hiệu quả thấp (có thể là do sản phẩm đầu ra bị bán thấp, do mua nguyên vật liệu cao , do sự phối hợp kém, do sự kết hợp các yếu tố trong chuỗi cung ứng yếu kém…) dù có thể Hiệu suất cao (người Việt nam chuyên cần..). Như vậy, Năng suất trung bình người Việt nam thấp cần phải được giải quyết ở một mức độ cao hơn ở phía lãnh đạo doanh nghiệp, lãnh đạo chính phù…