Khái niệm Retrospective là gì?
Retrospective theo từ điển là “nhìn lại hoặc giải quyết các tình huống, sự kiện trong quá khứ”.
Trong Scrum, thì retrospective hay sprint retrospective là một sự kiện cực kỳ quan trọng nhằm thanh tra và thích nghi quy trình làm việc. Nói cách khác đây là dịp để nhóm Scrum nhìn lại quá trình làm việc của một Sprint và xác định những thay đổi cần thiết đối với quy trình làm việc, công cụ sử dụng và cách thức cộng tác để làm tốt hơn trong các Sprint tiếp theo.
>> Đọc thêm 1 phiên cải tiến retrospective diễn ra với thành phần thời gian và tiến hành như thế nào?
Sprint Retrospective tiến hành khi nào và bao lâu
Sprint Retrospective thường là sự kiện cuối cùng của Sprint và diễn ra ngay sau phiên Sprint Review. Thời lượng của phiên retrospective tối đa là 3 tiếng đối với 1 Sprint 1 tháng. Và sẽ rút ngắn hơn đối với các Sprint có độ dài ngắn hơn, ví dụ: đối với Sprint 1 tuần thì độ dài tối đa của phiên Retrospective là 45 phút.
Sprint Retrospective tiến hành với những ai và tiến hành như thế nào?
Thành phần tham dự:
Nhà Phát triển và Scrum Master bắt buộc phải tham dự. Product Owner có thể tham dự hoặc không. Ngoài ra Nhà Phát triển còn có thể mời thêm những người khác cùng tham dự nếu cần thiết.
Các bước tiến hành Retrospective:
Một phiên retrospective thường được tiến hành theo 5 bước sau:
Bước 1: Setting the stage – thiết lập bối cảnh, trạng thái bắt đầu cho buổi Sprint Retrospective
Đây là một bước rất đơn giản, hiệu quả nhưng lại thường bị bỏ qua trong các buổi Sprint Retrospective. Hoạt động này giúp tất cả mọi người cất lên tiếng nói, gỡ bỏ những dè chừng để giúp mọi người hòa nhập và liên kết với chủ đề tốt hơn. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả buổi họp.
Một số kỹ thuật thường được dùng như “Weather Report”, “One-word” check-in…
Bước 2: Gather Data – Thu thập dữ liệu
Đây là lúc tất cả các thành viên chia sẻ thông tin, ý tưởng, mối quan tâm về công việc của nhóm trong sprint vừa diễn ra.
Một điều lưu ý trong hoạt động này đó là nên tập trung vào số lượng các thông tin thu được, càng nhiều thông tin càng tốt. Mọi ý kiến đóng góp đều được hoan nghênh, và tuyệt đối tránh việc phán xét con người và thái độ. Mọi người lắng nghe với tinh thần tôn trọng những ý kiến và quan điểm khác biệt.
Có rất nhiều các kỹ thuật thường được dùng trong hoạt động này, ví dụ: Glad Sad Mad, Start Stop Continue, Sailboat hay 4Ls,…
Nhìn chung các kỹ thuật này sẽ xoay quanh 3 câu hỏi:
- Điều gì nhóm đã làm tốt, đang thúc đẩy nhóm?
- Điều gì nhóm còn chưa làm tốt, có thể cải thiện?
- Điều gì nhóm nghĩ là tốt và sẽ thử?
Tùy từng ngữ cảnh chúng ta sẽ sử dụng format phù hợp. Ví dụ Glad, Sad, Mad sẽ tập trung vào tâm trạng của các thành viên trong khi Start, Stop, Continue sẽ kích thích hành động.
Bước 3: Generate Insight – Xác định vấn đề thực sự cần giải quyết
Nếu như ở bước 2 tập trung vào số lượng các ý kiến, thì ở bước 3 nhóm sẽ tập trung vào khai thác sâu từng ý kiến nhằm phát lộ vấn đề thực sự cần giải quyết. Sau khi gộp và loại bỏ các ý kiến trùng nhau, một kỹ thuật phổ biến được dùng là 5-Why để đào sâu vấn đề.
Bước 4: Decide what to do – Xác định hành động cải tiến
Sau khi những vấn đề được phát lộ, việc tiếp theo nhóm cần làm là chọn ra những hành động cụ thể để tiến hành cải tiến. Những hành động cải tiến nên đảm bảo tiêu chí 5W2H để gia tăng cam kết, trách nhiệm và mục đích cuối cùng là có thể nhanh chóng đi vào thực tế.
Bước 5: Close retrospective – Kết thúc phiên họp
Nhóm có thể kết thúc buổi họp bằng việc tóm tắt lại những gì đã diễn ra, tổng kết các hành động cần thực hiện. Nhóm hoàn toàn có thể đánh giá nhanh hiệu quả của buổi họp để một lần nữa nhìn nhận lại giá trị của buổi retrospective và biết rằng đang đi đúng hướng. Một lời cảm ơn đến các thành viên sau buổi họp là một gợi ý tốt để buổi họp kết thúc trong không khí vui vẻ.
Ý nghĩa của phiên Retrospective:
Như đã nói, buổi Sprint Retrospective sẽ đóng vai trò quan trọng trong quy trình Scrum. Cụ thể như:
Tạo động lực cho các thành viên trong nhóm Scrum: Trong một buổi Sprint Retrospective, Scrum Master sẽ phải đảm bảo không khí an toàn và thoải mái cho tất cả các thành viên, tại đây các thành viên trong nhóm được cởi mở nói lên những điều mà mình cảm thấy tốt hay chưa tốt. ScrumMaster lắng nghe các ý kiến và kết hợp với cả nhóm để giúp họ giải quyết vấn đề. Điều này tạo động lực cho các thành viên khi họ luôn được lắng nghe, công nhận và giúp đỡ.
Giúp mọi người trong nhóm thấu hiểu nhau hơn: Trong mỗi buổi Sprint Retrospective, tất cả thành viên đều sẽ bộc lộ và lắng nghe những ý kiến của mọi người, việc này giúp cho tất cả sẽ hiểu được nhau hơn, biết rằng đồng nghiệp mình đang cần gì hay mình có thể hỗ trợ gì cho mọi người.
Giải quyết được những vấn đề, rủi ro khi nó còn mới chớm nở: Do mỗi buổi cải tiến sẽ được diễn ra cách nhau bằng thời gian của một Sprint, điều này giúp cho cả nhóm rà soát lại được tất cả công việc trong Sprint và dễ dàng phát hiện những vấn đề ngay từ đầu để cùng giải quyết. Như vậy các buổi Sprint Retrospective sẽ giúp cho công việc luôn được cải tiến và tỉ lệ thành công của dự án cao hơn.
Ngoài ra, việc các doanh nghiệp duy trì các buổi Sprint Retrospective góp phần gia tăng hạnh phúc khi làm việc của từng thành viên và cả nhóm, từ đó tạo văn hóa học hỏi, phát triển cho cả tổ chức.
