Hướng dẫn cách soạn thảo mẫu công văn
Kỹ thuật soạn thảo công văn
style=”text-align:center”>
Việc soạn thảo văn bản theo đúng quy định về kỹ thuật soạn thảo không phải là đơn giản, nhất là đối với các văn bản pháp luật có tính chất sử dụng rộng rãi. Kỹ thuật soạn thảo công văn được tổng hợp từ kinh nghiệm soạn thảo của những người soạn thảo chuyên nghiệp, hi vọng sẽ giúp các bạn soạn thảo công văn một cách suôn sẻ và hoàn thiện nhất.
Trong nội dung công văn thường có 3 phần chính là: Viện dẫn vấn đề; Giải quyết vấn đề; Kết luận vấn đề. Dưới đây là cách thức soạn thảo từng phần:
1. Cách viết phần viện dẫn vấn đề
Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.
Ví dụ: “… Năm học …… sắp kết thúc. Trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng làm tổng kết theo các nội dung sau …”
2. Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu
Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:
3. Cách viết phần kết thúc công văn
Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).
Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp. Công văn không bao giờ là tiếng nói riêng của cá nhân, kể cả người thủ trưởng hoặc người trực tiếp soạn thảo công văn, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.