Hướng dẫn viết biên bản cuộc họp
Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp
style=”text-align:center”>
Bạn đang băn khoăn không biết cách viết biên bản cuộc họp như thế nào? Thiquocgia.vn xin gửi đến các bạn hướng dẫn chi tiết Cách viết biên bản cuộc họp đúng quy cách, phù hợp với từng hoàn cảnh như biên bản họp giao ban, biên bản họp phụ huynh hay biên bản họp lớp. Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp sẽ giúp bạn nắm rõ về nguyên tắc viết biên bản và những điều cần chú ý khi viết mẫu biên bản. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết cách viết biên bản cuộc họp tại đây.
Mẫu biên bản cuộc họp
Mẫu biên bản làm việc
Mẫu biên bản vụ việc
Biên bản họp chi bộ đề nghị kết nạp Đảng viên
Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp
style=”text-align:center”>
I. SƠ LƯỢC CÁCH VIẾT BIÊN BẢN CUỘC HỌP
1. Vai trò của biên bản:
Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.
Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác.
2. Yêu cầu của một biên bản:
3. Cách xây dựng bố cục:
Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:
4. Phương pháp ghi chép biên bản:
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng cũng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang.
Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.
Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận, phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.
5. Dự thảo đề cương biên bản hội nghị:
a) Quốc hiệu và tiêu ngữ.
b) Tên văn bản và trích yếu nội dung hội nghị.
c) Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị.
d) Chương trình làm việc của hội nghị (tóm tắt các nội dung chính của hội nghị).
e) Khai mạc ghi rõ hội nghị do ai khai mạc.
g) Phần báo cáo:
h) Thảo luận: tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý chính (ghi tổng hợp).
i) Phần quyết nghị:
Phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (giơ tay hoặc bỏ phiếu kín).
…… có …… % tán thành.
j) Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới:
k) Phần kết luận:
l) Chủ tịch và thư ký hội nghị ký tên (sau khi đã xét duyệt, bổ sung, sửa chữa nếu cần thì đọc lại trước hội nghị để xác nhận).