Hoạch định là gì?…Về phương diện khoa học, kế hoạch được xem là một chương trình hành động cụ thể, còn hoạch định là quá trình tổ chức soạn thảo và thực hiện các kế hoạch cụ thể đã được đề ra.
Định nghĩ hoạch định là gì?
Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.
Vai trò của hoạch định
+ Định hướng các chức năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra + Hoạch định giúp đề ra mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, cách thức + Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi
Những lợi ích và những hạn chế của hoạch định
Lợi ích
– Giúp các nhà quản trị: Phát hiện các cơ hội mới. Lường trước và né tránh những bất trắc trong tương lai. Vạch ra các hành động hữu hiệu. Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động của tổ chức. Cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh. Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi.
1. Sự phối hợp tốt hơn:
+ Nền tảng cho sự phối hợp các hoạt động + Định rõ trách nhiệm của từng bộ phận cũng như trong phối hợp các hoạt động + Định hướng nỗ lực của các thành viên và bộ phận theo 1 hướng + Hiệu quả phối hợp nhóm
2. Tập trung suy nghĩ về tương lai:
+ Luôn cân nhắc các nguồn lực cần thiết + Các cơ hội và rủi ro tiềm tàng + Gợi mở và sàng lọc để vượt qua những trở ngạu ngắn hạn + Chuẩn bị cho tổ chức vận hành hiệu quả hơn trong tương lai
3. Kích thích sự tham gia:
+ Thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thàng viên + Tạo lập được 1 nền tảng chuyên môn và kiến thức rộng hơn trong việc lập kế hoạch + Nhân viên nỗ lực hơn trong việc thực hiện kế hoạch
4. Hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn
+ Nền tảng tiêu chuẩn rõ ràng cho đánh giá + Nhân viên biết rõ phải làm gì + Tổ chức có thể nhận rõ khoảng cách giữa mục tiêu và thực hiện
Những hạn chế của hoạch định
– Không lường hết được diễn biến bất lợi. Khi tình huống xấu xảy ra có thể làm đảo lộn kế hoạch. – Gò bó trong việc thực hiện, đôi khi không linh hoạt, làm hạn chế sự sáng tạo. – Đôi khi kết quả đạt được đúng hoạch định nhưng không phản ánh đúng tiềm năng vốn có của doanh nghiệp. (Vd: Sản lượng đạt được có thể cao hơn nhiều so với mực thực tế của hoạch định). – Tính bảo thủ của người làm hoạch định: Đây là vấn đề tế nhị, các nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ các hoạch định của mình mà không dũng cảm nhận ra sự vô lý ở một số điểm. – Không chỉ rõ được các điểm bất cập trong hoạch định. (Vd: Cơ sở vật chất lạc hậu, tay nghề lao động thấp,…). – Thông tin để hoạch định quá cũ, hay không chính xác.
Phân loại hoạch định và các bước trong quy trình hoạch định chiến lược
Hoạch định được xem là chức năng quản trị tiên quyết vì nó định hướng cho các chức năng quản trị còn lại. Trong tổ chức, hoạch định được phân chia thành 2 loại: Hoạch định chiến thuật và hoạch định chiến lược.
Các bước trong quy trình hoạch định chiến lược
- Xây dựng sứ mệnh và tầm nhìn.
- Phân tích môi trường bên trong và môi trường bên ngoài.
- Hình thành các mục tiêu chung.
- Tạo lập và chọn lựa các chiến lược.
- Phân bổ các nguồn lực để tạo mục tiêu.
Phân biệt hoạch định chiến lược và hoạch định chiến thuật
Các khía cạnh so sánh
Hoạch định chiến lược
Hoạch định chiến thuật
Mục đích Bảo đảm hiệu qủa và sự tăng trưởng trong dài hạn. Phương tiện để thực thi các kế hoạch chiến lược. Đặc tính Tồn tại và cạnh tranh như thế nào? Hoàn thành các mục tiêu như thế nào? Thời gian Dài hạn: 2 năm hoặc hơn Thường 1 năm hoặc ngắn hơn. Tần suất hoạch định Mỗi lần thường 3 năm. Mỗi lần 6 tháng trong năm. Điều kiện để ra quyết định Không chắc chắn và rủi ro. Ít rủi ro. Cấp quản lý Nhà QT cấp trung và cấp cao. NV, nhà quản trị cấp trung gian. Mức độ chi tiết Thấp Cao.